Hidup di zaman banjir informasi ini bisa membuat Anda menerima bertumpuk-tumpuk kertas dalam sehari. Bahkan, sepertinya kertas-kertas di meja Anda sedang beranak-pinak. Segera saja meja Anda bisa tenggelam dalam timbunan kertas, mulai dari kertas kerja, memo, catatan rapat, brosur, katalog, bahkan tagihan kartu kredit. Bila Anda tidak berhati-hati mengelolanya Anda bisa kehilangan informasi penting.

Bila anda sudah mulai merasa tertimbun dalam dokumen-dokumen, Anda bisa mencoba 6 langkah cerdas berikut :

Simpan hanya yang berharga
Mungkin Anda berpikir, “Semua dokumen ini penting” atau “ah, siapa tahu
brosur ini berguna kelak.” Ini mendorong Anda untuk menyimpan semua
kertas. Sesungguhnya, itu tak menolong Anda. Bila Anda membutuhkan
brosur atau informasi lain, Anda bisa mendapatkan dari sumbernya.
Simpanlah hanya yang benar-benar berharga bagi pekerjaan. Jangan mudah
tergoda oleh kemasan yang menarik. Segera singkirkan dokumen yang tak
ada sangkut pautnya dengan tugas-tugas Anda.

Buat sistem buffer dan permanen
Jangan tumpuk semua dokumen dalam satu tempat. Pisahkan ke dalam dua
tempat, pertama: buffer untuk dokumen yang bersifat sementara. Ini bisa
Anda letakkan di atas meja, atau dalam laci yang mudah Anda raih.
Kedua: permanen untuk dokumen yang Anda perlu simpan dalam jangka waktu
lebih lama. Simpan ini dalam almari atau filling cabinet. Pilah-pilah
dokumen sementara Anda menjadi dokumen yang harus ditindak lanjuti
(seperti, surat-surat untuk dijawab, permintaan konfirmasi), dan
dokumen untuk informasi (seperti, pengumuman, brosur, laporan-laporan).

Sediakan waktu khusus untuk membersihkan tumpukan kertas
Kesibukan membuat Anda menumpuk dokumen di meja atau laci begitu saja.
Bila dibiarkan akan terus menggunung. Sediakan waktu khusus, misal
Senin pagi, untuk memeriksa dan menyingkirkan hal-hal yang sudah tidak
diperlukan lagi. Periksa mana yang sudah selesai dan harus
disingkirkan, mana yang dokumen berharga yang harus disimpan, mana yang
masih dalam proses pengerjaan. Mengaculah pada sistem pemilahan dokumen
di atas.

Rampingkan sistem dokumen pribadi Anda
Singkirkan semua duplikat catatan, notulen, memo, pengumuman. Anda tak
perlu menyimpan semua itu karena ada bagian lain, misal, sektretariat,
yang bertugas untuk menyimpan dokumen aslinya. Ingat, bukti asli lebih
berharga. Simpan yang benar-benar dibutuhkan untuk pekerjaan
sehari-hari. Ini bukan hanya merampingkan pengendalian dokumen, juga
biaya kantor.

Sediakan ruang penyimpanan arsip khusus
Anda tidak bertugas menyimpan semua dokumen, karenanya tak perlu repot
dengan sistem pengkodean, indeks, identifikasi, dan lain-lain. Biarkan
semua itu tersimpan dan diterapkan di ruang arsip sentral khusus.
Manajemenilah ruang arsip tersebut dengan baik yang memudahkan
pencarian dan pemeriksaan kelak.

Bila perlu, tolak saja tawaran untuk menerima dokumen
Apakah Anda merasa perlu menerima copy dokumen tertentu yang diedarkan
di kantor Anda? Bila tidak, hapus saja nama Anda dari daftar penerima
dokumen. Ini adalah langkah awal menyelamatkan Anda agar tidak
tertimbun pada lautan dokumen.